منشی‌گری یکی از شغل‌های رایج و مهم در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف است که نقش مهمی در ارتباطات داخلی و خارجی، سازماندهی و مدیریت امور دفتری، پشتیبانی از مدیران و کارکنان و افزایش کارایی و بهره‌وری سازمان دارد. منشی همچنین تأثیر مستقیمی بر تصویر و اعتبار سازمان در بین مشتریان، همکاران و رقبا دارد. با توجه به اهمیت و جایگاه منشی‌گری در ساختار سازمانی، حقوق منشی در سازمان‌های بزرگ و معتبر می‌تواند بالا باشد.
منشی‌گری به دلیل اهمیت ویژه‌ای که در سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف دارد، یکی از محبوب‌ترین و پرطرفدارترین شغل‌های دفتری، خصوصا در بین خانم‌ها به شمار می‌آید. در این مطلب به معرفی و بررسی مزایا و معایب شغل منشی‌گری، و همچنین وضعیت درآمد منشی در شرکت‌ها و مراکز مختلف می‌پردازیم.
شغل منشی‌گری و وظایف و مسئولیت‌های آن
منشی‌گری یک شغل اداری است که شامل ارائه خدمات اداری و مدیریتی به مدیران و مشتریان می‌شود. منشی شخصی است که در یک دفتر یا سازمان، وظایف مدیریتی، اداری، ارتباطی و حسابداری را برعهده دارد. منشی به‌عنوان دستیار یک مدیر یا یک مقام سطح بالای دیگر در سازمان عمل می‌کند و اولین فردی است که دیگر سازمان‌ها و مشتریان در صورت مراجعه به شرکت یا سازمان با او تعامل خواهند داشت. حقوق منشی می‌تواند بسته به نوع وظایف و سازمان، متفاوت باشد.
نقش منشی در سازمان‌ها بسیار مهم و حساس است. یک منشی مجرب می‌تواند باعث افزایش کارایی، بهبود ارتباطات، حفظ نظم و انضباط، تسهیل امور مالی و حسابداری، تقویت تصویر سازمان و ارائه خدمات بهتر به مشتریان شود. منشی نقش کلیدی در هماهنگی و ارتباط مشتریان با امور مربوط به دفتر یا سازمان دارد. استخدام منشی می‌تواند به صورت حضوری، دورکار یا نیمه وقت باشد و در برخی سایت‌های استخدامی، آگهی استخدام منشی سه روز در هفته نیز به چشم می‌خورد.
وظایف منشی ممکن است بسته به نوع سازمان و محل کار متفاوت باشد، اما به طور کلی شامل موارد زیر است:
* پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، دریافت پیام‌ها و ارسال آن‌ها به افراد مربوطه
* تنظیم قرارهای ملاقات، کنفرانس‌ها، سفرها و برنامه‌های روزانه برای مدیران و کارکنان
* تایپ کردن اسناد، گزارش‌ها، نامه‌ها و مکاتبات اداری
* بایگانی کردن اسناد، پرونده‌ها و اطلاعات مربوط به سازمان
* پذیرش و خوش‌آمدگویی به مشتریان، بازدیدکنندگان و ارباب رجوع
* انجام تحقیقات، جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی ارائه‌ها و جلسات
* انجام امور حسابداری ساده، صدور فاکتور، پرداخت حقوق و هزینه‌ها
* همکاری با سایر منشی‌ها، کارکنان و سازمان‌های خارجی
برای شغل منشی‌گری، معمولا نیاز به داشتن مدرک تحصیلی خاصی نیست، اما باید یک سری مهارت‌های لازم را داشته باشید. این مهارت‌ها عبارتند از:
* مسلط بودن به زبان فارسی و توانایی نگارش صحیح و رسمی
* آشنایی با زبان انگلیسی و توانایی ترجمه ساده
* آشنایی با نرم‌افزارهای کاربردی از جمله Word, Excel, PowerPoint, Outlook و...
* توانایی استفاده از تجهیزات اداری مثل تلفن، فکس، فتوکپی، پرینتر و...
* مهارت در سازماندهی، برنامه‌ریزی، دسته‌بندی و ثبت اطلاعات
* مهارت در روابط عمومی، برقراری ارتباط مؤثر، پاسخگویی به نظرات و شکایات
* مهارت در حل مسئله، تصمیم‌گیری سریع، خلاق بودن و پیدا کردن راه حل‌های مناسب
* حرفه‌ای بودن، رعایت اخلاق کاری، حفظ حریم خصوصی و اطلاعات محرمانه
حقوق و درآمد منشی
براساس گزارش‌های موجود، حداقل حقوق منشی در ایران بسته به شرکت، نوع وظایف، شهر و محل کار متفاوت است؛ با این حال، به طور کلی، یک منشی در ایران در حدود 5 تا 15 میلیون تومان در ماه می‌تواند درآمد داشته باشد. به طور میانگین حقوق منشی 1402، در حدود 9 میلیون تومان است که این میزان درآمد نسبت به سایر شغل‌ها و هزینه‌های زندگی، درآمد پایینی محسوب می‌شود.
البته باید توجه داشت که حقوق یک منشی به عوامل مختلفی بستگی دارد، مانند:
* نوع و اندازه سازمان:برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها بزرگ‌تر و پردرآمدتر هستند و می‌توانند حقوق بالاتری به منشی‌های خود پرداخت کنند.
* سطح تحصیلات و تجربه منشی: برخی از منشی‌ها دارای مدرک تحصیلی بالاتر یا گواهینامه‌های حرفه‌ای و تخصص و مهارت بیشتری هستند. همچنین، تجربه کاری طولانی‌تر یا سابقه کاری در سازمان‌های معتبر نیز بر میزان حقوق منشی اثر گذارند.
* مسئولیت‌ها و وظایف منشی: برخی از منشی‌ها مسئول امور ساده و روتین دفتری هستند، در حالی که برخی دیگر وظایف پیچیده‌تری را برعهده دارند. ممکن است در نمونه قرارداد منشی یا آگهی استخدام منشی، مواردی مانند مدیریت امور داخلی سازمان، هماهنگی با سایر بخش‌ها و نمایندگی مدیران در غیاب آن‌ها نیز درج شده باشد. این عوامل نیز می‌توانند بر میزان حقوق دریافتی منشی اثر گذار باشند.
باتوجه به موارد گفته شده، حقوق منشی به عوامل مختلفی بستگی دارد و نمی‌توان به طور قطع گفت که میزان درآمد این شغل کم یا زیاد است. در ادامه، میانگین حقوق دریافتی منشی در برخی مراکز آورده شده است:
* حقوق منشی مطب: یک منشی مطب با تجربه و ماهر، می‌تواند حدود 8 تا 10 میلیون تومان در ماه درآمد داشته باشد.
* حقوق منشی فیزیوتراپی: یک منشی فیزیوتراپی بسته به مهارت و تجربه خود می‌تواند در حدود 5 تا 8 میلیون تومان در ماه درآمد داشته باشد.
* حقوق منشی باشگاه: منشی باشگاه و ورزشگاه معمولا در حدود 5 تا 8 میلیون تومان در ماه درآمد دارد، اما این میزان با توجه به تجربه و مهارت فرد، می‌تواند متفاوت باشد.
* حقوق منشی دندانپزشکی: یک منشی دندانپزشکی معمولا در حدود 5 تا 10 میلیون تومان در ماه درآمد دارد.
مزایای شغل منشی‌گری
منشی‌گری مانند هر شغل دیگری دارای مزایایی است که در ادامه آورده شده است:
فرصت یادگیری از مدیران و کارکنان و افزایش دانش و تجربه
منشی‌گری شغلی است که در آن فرد با انجام وظایف اداری و حمایت از مدیران و کارکنان سازمان، می‌تواند از دانش و تجربه آن‌ها بهره ببرد. منشی می‌تواند با شنیدن گفتگوها، خواندن اسناد، شرکت در جلسات و ارائه‌ها، آگاهی خود را در زمینه‌های مختلف افزایش دهد. همچنین می‌تواند با پرسیدن سوالات، درخواست راهنمایی و گرفتن بازخورد، نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کند و روش‌های بهبود عملکرد خود را یاد بگیرد.
ارتباط با افراد مختلف و ایجاد شبکه‌های حرفه‌ای و اجتماعی
یک منشی در طول روز با افراد مختلفی از جمله مشتریان، بازدیدکنندگان، تامین‌کنندگان، همکاران، مدیران و سایر سازمان‌ها در تماس است. منشی می‌تواند با برقراری ارتباط مؤثر، پاسخگویی به نظرات و شکایات، رعایت احترام و حرفه‌ای بودن، تأثیر مثبتی بر روابط عمومی سازمان بگذارد. همچنین منشی این امکان را دارد تا با استفاده از فرصت‌های شبکه‌سازی، رابطه خود را با افراد مهم و موفق تقویت کرده و منابع و فرصت‌های جدیدی را برای رشد و ارتقای خود فراهم کند.
بهبود مهارت‌های نرم
منشی‌گری شغلی است که در آن فرد به طور روزمره با چالش‌ها و مسئله‌های مختلفی روبرو می‌شود. منشی باید بتواند با استفاده از تفکر منطقی، تحلیل داده‌ها، جستجو در منابع و پیدا کردن راه حل‌های مناسب، به حل مسئله بپردازد. بنابراین شغل منشی‌گری فرصت خوبی برای تقویت مهارت‌های نرم مختلفی مثل روابط عمومی، حل مسئله، تصمیم‌گیری، سازماندهی و خلاقیت است.
امکان پیشرفت حرفه‌ای و ارتقا
یک منشی می‌تواند با مسئولیت‌پذیری و انجام کار به صورت حرفه‌ای، اعتماد و احترام مدیران و همکاران خود را جلب کند. در شغل منشی‌گری فرد می‌تواند با نشان دادن توانایی‌ها و مهارت‌های خود، فرصت‌های پیشرفت حرفه‌ای را برای خود ایجاد کند.
معایب شغل منشی‌گری
شغل منشی‌گری در کنار مزایای اشاره شده، با معایبی نیز همراه است. مسائلی مانند پایین بودن حقوق منشی در اغلب سازمان‌ها، کار یکنواخت، فشار کاری و... از معایب این شغل محسوب می‌شوند که در ادامه به آن‌ها اشاره شده است.
وظایف یکنواخت و تکراری
در اغلب سازمان‌ها، یک منشی مسئول انجام امور روتین و یکنواخت است که این موضوع می‌تواند باعث کاهش انگیزه کاری فرد شود. هرچند، داشتن وظایف مشخص و روتین، برای برخی از افراد از مزایای این شغل به شمار می‌آید.
پایین بودن حقوق منشی
معمولا میزان حقوق منشی تناسبی با ساعات و حجم کاری ندارد و همچنین در بسیاری شرکت‌ها، مزایای مهمی مانند بیمه، پاداش، امکان استفاده از مرخصی‌ها و... نیز به افراد شاغل در این حرفه ارائه نمی‌شود.
فشار کاری زیاد
منشی در طول روز مسئول پاسخگویی به تعداد زیادی از تماس‌ها و درخواست‌ها بوده و باید بتواند وظایف مختلفی را مدیریت کند. همچنین، بخشی از کار منشی شامل برخورد با افراد ناراضی یا بدخلق و عصبانی می‌شود و این موضوع می‌تواند فشار ذهنی زیادی را به منشی وارد کند.
عدم تعریف مشخص وظایف و مسئولیت‌ها
در بسیاری از شرکت‌ها، شرح وظایف مشخصی برای شغل منشی وجود نداشته و فرد ممکن است با درخواست‌های کاری متعددی روبرو شود. عدم وجود شفافیت در حوزه وظایف و مسئولیت‌ها در شغل منشی‌گری، یکی از معایب این شغل است که می‌تواند باعث سردرگمی و فرسودگی شغلی افراد شود.
جمع‌بندی
منشی‌گری یک شغل مهم و پرچالش است که نیازمند داشتن مهارت‌های فنی و نرم است. منشی باید بتواند به عنوان یک عضو فعال و مؤثر در سازمان، نقش خود را به خوبی ایفا کند و به افزایش کارایی و بهبود روابط سازمان کمک کند. در این مقاله، به تعریف وظایف و مسئولیت‌های منشی‌گری و مزایا و معایب این شغل پرداختیم. همچنین، میزان حقوق منشی را در مراکز مختلف بررسی کردیم. با توجه به آنچه که گفته شد، منشی‌گری شغلی پرطرفدار با درآمد متوسط است که می‌تواند بسته به شرایط هر فرد، با مزایا و معایب خاصی همراه باشد.
گردآوری: گروه خدمات و محصولات سیمرغ
seemorgh.com
منبع:jobvision.ir